領収書はスマホ撮影かスキャナーか。まとめ撮りと赤い印影で困ったこと

領収書の取り込みで一番厄介なのは、1枚の画像に数枚の領収書が写っている場合でした。そのまま読み取ると複数の領収書が1件として扱われ、日付も金額も混ざった行ができてしまいます。この問題に対応する必要があったので、領収書ごとに分けて一覧にする作りにしました。紙が増える月末ほど、撮り方の小さな違いが後の確認作業に効いてきます。

私は領収書の画像やPDFを取り込み、日付・発行者・宛名・金額・但し書きを一覧にする自作のツールを使っています。この記事では、その運用で分かったことと、スキャナーを買うか迷ったときに私が確認したい点を整理します。なお、私は専用のスキャナーで領収書を取り込んでいるわけではありません。スキャナーの部分は「持っていない人が検討するときの整理」として読んでください。

数枚まとめて撮ると何が起きるか

1枚の画像に領収書が複数写っていると、人の目には別々の紙でも、読み取る側は「1件の書類」と考えがちです。私のツールでは、画像に複数枚あれば領収書ごとに1行を作るようにして、枚数と範囲をまず推定させています。それでも推定が外れる可能性はあるので、一覧に出た行数と実際の枚数を見比べるのが最初の確認です。

これは仕組みの話であると同時に、撮る側の話でもあります。紙どうしが重なっていたり、端が切れていたりすると、AIに限らず人でも境目を誤ります。まとめ撮りをするなら、紙の間隔を空ける、背景を無地にする、といった最低限の配慮が効きます。

赤い印影と金額の読み違い

領収書には赤い印鑑が金額や日付に重なることがあります。私のツールは、元の画像の縮小版のほかに、赤い印影を薄めた画像と、重なりを持たせた拡大領域も読み取りに渡し、￥と数字、赤い印影と黒い文字を別の画像でも照合するようにしています。

ここで大事なのは、これが「読み違いを防ぐ工夫」であって、防げた証拠ではない点です。同じ領収書を条件を変えて比べる試験はまだやっていません。照明を明るくすれば直る、あるいは印影を薄めれば直る、とは断定できません。実際には、読み取り結果に「画像中の根拠」を表示させ、金額の位置を目で確かめる手順を残しています。

スマホ撮影とスキャナー、私が比べる点

スキャナーは持っていないので実測値はありません。購入を検討するなら、次の表のような観点で比べると整理しやすいと思います。

レシートは細長かったり、薄い印字だったりします。スキャナーを選ぶときは、対応する原稿サイズ、細長い紙を送れるか、保存形式が画像かPDFか、といった点を製品ページで確かめるとよいでしょう。感熱紙の印字は時間とともに薄くなると一般に言われるため、紙が傷む前に画像として残すという意味では、方法よりも早く撮ることの方が効く場面もあります。

私の運用で決めていること

取り込んだ元の画像は書き換えません。同じファイルを二度取り込まないよう、ファイルの中身の照合で重複を防いでいます。通信に失敗したり、読み取り結果が空だったりしたときは、既存の一覧を消さずに残す作りにしています。一覧を消してしまう失敗が、経理では一番痛いからです。

もう一つ、読み取りには外部のAIサービスへ画像を送っています。領収書には宛名や店の情報が写るので、外部に送ってよい範囲かは、自分の仕事の決まりに照らして先に確認しておく必要があります。

費用の区分や、事業に使った分の扱いを、読み取り結果だけで決めることはしていません。それは税務の判断になるため、最終的には国税庁の案内や税理士に確認する前提です。ツールがやるのは「読む」ところまでで、確定は人の役目にしています。

向いている人・スキャナーを見送ってよい人

月に数枚しか領収書が出ない人は、スマホで1枚ずつ撮る運用で十分だと思います。私も今は、スマホで撮った画像とPDFが取り込みの中心で、まだスキャナーを買う理由が出ていません。逆に、月に数十枚を溜めて一気に処理する人や、紙の書類も一緒に電子化したい人は、給紙のあるスキャナーの方が後で楽になるかもしれません。

撮った写真の形式についてはiPhone特有の注意があります。詳しくはiPhoneのHEIC画像とGoogle Driveでの受け渡しにまとめました。次は、同じ領収書をスマホで撮った場合とスキャンした場合で読み取り結果を比べる試験をしてみるつもりです。