家計簿CSVから経費台帳と精算書を作る。入力と確認の手間を減らした話

1年分の家計簿を開くと、取引は千件を超えていました。生活費と会社の支出が同じ口座とカードで混ざっているため、どれを会社の経費として整理するか、1行ずつ見るしかない状態です。この作業を毎月やるのは現実的ではないので、家計簿のCSVを台帳の形に整え、月ごとの精算書につなぐ仕組みを作りました。

この記事は、税務の判断を書くものではありません。何を経費にできるか、どの割合で扱うかは、税理士などの専門家に確認する前提です。ここでは、入力と確認の手間をどう減らしているかだけを扱います。

やっていることの全体像

毎月、家計簿アプリからCSVを取り出し、私が作ったスクリプトで全取引を分類して台帳のCSVにします。台帳の1行が1件の取引です。さらに、年間の集計用のCSVと、毎月の精算書の雛形も用意しました。個人が立て替えた支出を会社に請求するとき、その一覧を精算書にまとめる流れです。

分類の段階は、大きく5つです。事業のためとはっきりしているもの、私用と兼ねているもの、私が判断する必要があるもの、生活費、そして現金の引き出しやチャージのように支出そのものではないもの。この中で人の手が要るのは「判断が必要なもの」だけになるようにしています。

台帳をCSVにした理由

台帳はExcelではなくCSVで作っています。理由は二つあります。一つは、プログラムから新しいxlsxファイルを作ると、Excelで開けなくなる不具合に当たったことです。もう一つは、CSVを文字コード付き（UTF-8のBOM付き）で保存すれば、Excelでダブルクリックするだけで文字化けせずに開けるからです。数式や色付けが欲しくなったら、Excelで開いてxlsxとして保存し直せば足ります。

そのため、この運用に必要なOffice環境は、CSVを開いて編集し、xlsxで保存できるExcelがあれば足ります。Officeの契約形態や価格は変わるため、購入するときはMicrosoftの公式ページで自分の用途に合うライセンスを確認してください。

月ごとの手順

1. 家計簿から当月分のCSVを取り出し、スクリプトを再実行して台帳を更新する
2. 判断が必要な行を上から順に確認し、業務か私用かを記入する
3. 会社の支出と判断した行だけを精算書の雛形に転記する
4. 合計を確認して承認し、精算して、専門家に渡す資料をそろえる

手間が減ったのは2番までの部分で、分類の下書きが機械的にできるようになりました。逆に、3番と4番の確認は減っていません。金額が家計簿の元データと合っているか、二重に計上していないか、という確認は人が見ます。

判断を機械に任せない列を作る

台帳には概算の経費額を入れる列があり、判断が必要な行は、その列を自動で0円にしています。私が判断して記入するまで、経費の集計に入らないようにするためです。自動で分類した結果をそのまま集計に入れる作りにすると、確認漏れが見えなくなります。

台帳の再生成用スクリプトは、家計簿を追加して再実行すれば更新できる作りです。再実行の前後で件数が合っているかは、人が確かめる必要があります。

AIサービスの固定費も同じ表で見る

家計簿のCSVを見返していると、AIサービスの月額料金が並んでいることに気づきます。私はAIサービスの固定費を見直すとき、契約中のサービスを一覧にして確かめました。家計簿の取引を分類する仕組みがあると、こうした見直しにも同じ表を使えます。料金は変わるため、古い記録は転用せず、最新の請求や公式ページで確かめるようにしています。

この方法が向いていない人

取引が月に数件しかない人には、CSVとスクリプトによる仕組みは大げさです。会計ソフトに直接つなぐ方が早いこともあります。私の場合は、生活と事業が同じ口座で混ざっているために、分類の手間が大きくなりました。会計ソフトの比較は、まだ使っていないため、この記事では扱っていません。

今は、精算書の転記をもう少し減らせないか試しています。次に見直すのは、判断が必要な行が毎月どれくらい残るかを数えることです。